В настоящее время медицинское учреждение в Сан-Диего применяет «Виртуальный журнал» MEPS вместе с продуктами компании «Intelliguard Kit» и «Tray Management System», чтобы персонал мог быстрее находить помеченные RFID медикаменты, когда они необходимы, отменяются или приближается окончание их срока годности.

Госпиталь «Scripps Memorial Hospital Encinitas» в Сан-Диего внедрил «Виртуальный журнал» компании «MEPS Real-Time» вместе с «Intelliguard Kit» и Системой управления лотками компании MEPS, чтобы делать отметки, когда лотки с медикаментами покидают больничную аптеку, куда они направляются и когда возвращаются в аптеку. «Виртуальный журнал» позволяет персоналу госпиталя ввести местонахождение, куда лоток направляется, тем самым сберегая время, которое работники затрачивают на поиск RFID-маркированных медикаментов на этих лотках, когда они нужны, отменяются или когда приближается окончание их срока годности.

В госпитале «Scripps Memorial Hospital Encinitas» 192 коек и он проводит 4,8 тыс. Хирургических операций в год. Медицинское учреждение использует «Intelliguard Kit» и Систему управления лотками уже полтора года и достигла снижения трудозатрат, а также ошибок, связанных с размещением медикаментов на каждом лотке. Лотки для фармацевтических препаратов для неонатальной, педиатрической и взрослой хирургии, а также для анестезии, направляются в операционные, чтобы обеспечивалось наличие медикаментов для каждого пациента хирургического отделения, когда это необходимо. Другие лотки доставляются во все места госпиталя, где осуществляется лечение пациентов.

Когда лоток выдается, фармацевт госпиталя открывает программное обеспечение «Intelliguard» на планшете и,
используя  тач-скрин устройства, вводит идентификационные данные лотка и выбирает место, куда отправляется лоток.

До установки «Intelliguard Kit» и Системы управления лотками в ноябре 2013, госпиталь «Scripps Memorial» использовал ручной метод определения, какие медикаменты в каком лотке находятся, а также сроков годности каждого препарата. Во избежание ошибок, таких как попадание в лоток не тех медикаментов или медикаментов, срок которых скоро истечет, работникам приходилось визуально проверять и перепроверять каждое наименование, а процесс занимал от 9 до 27 минут на лоток. На каждом лотке, как правило, умещается от 16 до 139 препаратов, а в госпитале в данный конкретный день используется приблизительно 100 лотков (существует 14 различных видов лотков). В целом, каждый год лотки снаряжаются 6,1 тыс. раз.

Несмотря на тщательную проверку и перепроверку, проводимую фармацевтами и техническими специалистами в госпитальной аптеке, в процессе все равно оставалась возможность ошибки. В госпитале было проведено внутреннее исследование, которое пришло к выводу, что лекарства с истекшим сроком все еще могут попасть в лотки и что с лотков иногда пропадают медикаменты.

Такие ошибки вызывают озабоченность не только в госпиталях, а также в управлениях по здравоохранению, включая Департамент здравоохранения штата Калифорния и Фармацевтический совет штата Калифорния, говорит Дуг Джонстон, директор фармацевтического отделения «Scripps Memorial Hospital Encinitas». Как правило, каждый год в госпиталях проходят необъявленные визиты этих и других управлений, причем инспекторы-фармацевты обращают внимание на лотки с медикаментами: что на них и когда истекает срок годности лекарств.

Рабочая станция «Intelliguard» имеет встроенный считыватель «Impinj» или «ThingMagic» и закрытую зону для лотков, объясняет Шарик Хуссейн, главный исполнительный директор и президент MEPS. «Scripps» использует такую рабочую станцию для кодирования идентификационных номеров для нанесения на сверхвысокочастотные (UHF) метки RFID, изготовленные с помощью чипов «Impinj Monza». Затем, каждая RFID-метка прикрепляется к лекарству, а уникальный идентификационный номер метки связан с названием медикамента, дозировкой, идентификационным номером препарата (DIN) или Национальным кодом лекарственных средств препарата, номером лота и сроком годности.

Работник аптеки заполняет лоток медикаментами, снабженными RFID-метками, помещает его в закрытую зону рабочей станции и нажимает подсказки на тач-скрине, чтобы указать тип/назначение лотка, напр., педиатрическая анестезия. Затем, RFID-считыватель рабочей станции считывает все идентификационные метки, а программное обеспечение «Intelliguard Kit» и «Tray Management» проверяет правильность лекарственных средств в конкретном лотке и что их срок годности не истек. (По словам Ш. Хуссейна, MEPS настроила антенну считывателя рабочей станции так, чтобы считывать все метки в лотке в пределах закрытой зоны.) Если возникает проблема, то на экране компьютера рабочей станции отображается предупреждение. Если лоток составлен правильно, то система сохраняет эти данные, а лоток может быть направлен в хирургический блок или другое подразделение госпиталя.

Кода лоток возвращается в аптеку, работник использует функцию «Виртуального журнала» 
в программном обеспечении «Intelliguard»,чтобы актуализировать запись, указав, что лоток вернулся.

По словам Д. Джонстона, как только госпитальная аптека привыкла к системе «Intelliguard», он запросил о введении дополнительной функции, которая снимает необходимость в заполнении письменного журнала персоналом, когда лотки забираются из аптеки. При наличии «Виртуального журнала» пользователь, который забирает лоток в надлежащее место, открывает программное обеспечение «Intelliguard» на планшете и использует тач-скрин устройства, чтобы ввести идентификационный номер, напечатанный на этом лотке и выбрать нужное место назначения. Как только лоток возвращается в аптеку, работник актуализует его статус, тем самым указывая на то, что лоток вернулся. В таком ключе, персонал аптеки может просто определить, где находятся конкретные лекарственные средства, что может оказаться полезным, если какие-либо препараты в этом лотке отменили или близится их срок годности.

Когда лоток возвращается в аптеку и его нужно наполнить вновь, работник снова помещает его в рабочую станцию. Затем, система «Intelliguard» считывает идентификационные номера с меток лотка, сравнивает их с номерами, присвоенными лекарственным средствам на лотке, и выводит на экран список всех лекарств, которых не хватает, чей срок годности подошел к концу, отмененных или чей срок годности скоро истечет. Затем работники дополняют лоток в соответствии с RFID-помеченными лекарственными препаратами с аптечных полок.

Системе требуется некоторое время, чтобы пометить медицинские препараты. Хронометраж, проведенный госпиталем, показал, что у техника уходит приблизительно 14 секунд на то, чтобы нанести метку и закодировать медикамент, а у фармацевта – примерно две секунды, чтобы повторно проверить точность ввода этого медикамента. Однако, когда дело доходит до обработки лотков, то «Intelliguard Kit» и «Система управления лотками» сберегает в среднем 19,5 минут на большой лоток и 6,3 минуты на самый маленький лоток. В целом выходит примерно 1500 часов в год сэкономленного времени, при использовании системы «Intelliguard» для обработки и утверждения лотков.

Когда необходимо определить местонахождение лотка в случае отмены лекарственного средства, то при ручном методе персоналу приходится открывать отдельно каждый лоток, который содержит отмененный препарат, чтобы проверить, находится ли данный лот в списке отмен. Этот процесс может занять несколько дней. В прошлом, говорит Д. Джонстон, если он знал, что будет инспекция, то посылал примерно семь работников, чтобы проверить каждый лоток и убедиться в том, что в них отсутствуют медикаменты, срок годности которых подходит к концу. Этот проект, добавляет он, мог занять у группы всю ночь. С «Intelliguard» он может выполнить такое же задание примерно за 10 минут.

Д. Джонстон считает, что вряд ли столкнется с проблемами, поскольку решение создано таким образом, чтобы разбираться с ними по мере их появления.

«Когда вы видите, с каким количеством лотков аптеке приходится справляться в течение только одной смены, - утверждает Д. Джонстон, - вы начинаете это понимать [как это трудно при ручной системе]». «Они ищут простые пути. Могут пропускать даты», - добавляет он. Или недостаточно внимательно читать названия медикаментов. Проведенное в госпитале внутреннее исследование пришло к выводу, что надлежащее выполнение ручной обработки потребует дополнительно 1,5 тыс. чел/часов в год.

По словам Д. Джонстона, когда в MEPS ввели в действие систему «Intelliguard», персонал госпиталя выразил удовлетворение новой технологией. «Они влюбились в ее эффективность», - говорит он.

Еще не измерена реальная экономия времени, когда знаешь, где находится лоток в госпитале, на основании данных вводимых персоналом, при использовании «Виртуального журнала», говорит Д. Джонстон.  Тем не менее, отмечает он, составление отчет в программном обеспечении «Intelliguard», чтобы отметить местонахождение медикамента, вместо того, чтобы посылать работников физически извлекать и осматривать тележки и лотки, «может быть потенциально важно с точки зрения экономии». 

В другом медицинском учреждении «Scripps», «Scripps Mercy Hospital», в настоящее время проводится отработка такой же технологии, говорит Д. Джонстон. Если она пройдет хорошо, то все пять госпиталей «Scripps», а также централизованная аптека, расположенная отдельно, внедрят эту систему, говорит он.